Kupić oprogramowanie czy zlecić usługę? Porównujemy koszty, analizujemy zalety i wady obu rozwiązań. Dla kogo lepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie, dla kogo usługa rozliczania czasu kierowców? Co wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnego modelu dla swojej firmy?

Zacznijmy od analizy kosztów miesięcznych na przykładzie trzech firm, zatrudniających: dwóch, dwunastu oraz trzydziestu kierowców. Jak kształtują się tu koszty zlecenia usługi kancelarii zewnętrznej?

– Są proporcjonalne do liczby kierowców i skali zagrożeń. W naszej kancelarii, w przypadku pierwszej firmy koszt miesięczny to 250-300 zł miesięcznie, dla drugiej 1200-1500 zł, a dla największej ok. 3500 zł – mówi Mariusz Hendzel z kancelarii transportowej ITD-PIP.

Dla porównania: cena jednego z nowszych i coraz bardziej popularnych w Polsce programów do rozliczania i ewidencji czasu kierowców, SuperTacho, dla wymienionych firm wynosi odpowiednio: ok.700 zł, 3,5 tys. zł oraz 5 tys. zł. Wynika z tego, że jednorazowy koszt oprogramowania jest porównywalny z kosztem usługi przez ok. 2-3 miesiące.

Do tego dochodzą jednak stałe, comiesięczne koszty związane z utrzymaniem i ustaleniem zakresu obowiązków pracownika, jego wdrożeniem w obsługę programu, a także roczne opłaty za aktualizacje oprogramowanie (25% bazowej ceny oprogramowania).

– Obsługa programu i weryfikacja danych od kierowców zajmuje zwykle kilka, kilkanaście godzin w miesiącu, ale do tego trzeba dodać czas potrzebny pracownikowi na to, by mógł na bieżąco śledzić zmiany w przepisach, szkolić się i zdobywać doświadczenie – zaznacza Mariusz Hendzel.

W grę wchodzi odpowiedzialność

W ramach usługi kancelarii mieści się nie tylko rozliczanie czasu pracy kierowców, lecz również pełna obsługa prawna. Pracownicy firmy przewozowej zaangażowani są w minimalnym stopniu – wyłącznie do przesyłania danych z tachografów lub dowolnego systemu GPS, potrzebnych do dalszej analizy granic, delegacji i czasu pracy. Dla niewielkich przedsiębiorstw, zatrudniających do kilkunastu kierowców, to bardzo istotne argumenty.

– Firma otrzymuje dedykowanego doradcę, znającego kompleksowo zagadnienia rozliczania, delegacji, płac minimalnych oraz ogólnych zasad transportu, licencji, przewozów kabotażowych, zakazów ruchu czy obsługi tachografu. Nadzór i odpowiedzialność są w całości po stronie kancelarii usługowej – podkreśla Mariusz Hendzel.