W uznawanej za jedną z najszybciej postępujących w stronę przyszłości branży automotive wciąż powszechnie wykorzystuje się tradycyjny, papierowy „układ” wymiany faktur i dokumentów handlowych. Mimo, iż cyfryzacja tego procesu pozwala na wymierne oszczędności finansowe, mniejsze zużycie środowiska naturalnego czy lepsze zarządzanie kapitałem ludzkim.

Ford Motor Company swoją przygodę z elektroniczną wymianą danych (EDI) rozpoczął już w latach 80-tych, choć oczywiście wówczas system ten był odległy od standardów znanych dzisiaj. Skoda Auto przy pomocy przeglądarkowej platformy EDI obsługuje kontakty handlowe z 250 partnerami. Pośród firm z tego segmentu wykorzystujących ten model wymiany dokumentów wskazać można także m.in. Nissana, Ducati, Michelin czy Boscha. A także firmę Roulunds Braking ApS – spółki należącej do koncernu MAT Holdings Inc, jednego z czołowych producentów komponentów układów hamulcowych, dostarczających swoje produkty m.in. koncernowi PSA, który niedawno zdecydował się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych.

– Jednym z czynników, które zadecydowały o cyfryzacji wymiany dokumentów z partnerami był kłopotliwy proces manualnego przetwarzania zamówień zakupu. Nie mają one ujednoliconego formatu i przychodzą do nas w różnej formie i w różnych objętościach. Nierzadko zdarza się, że mają one nawet 200 linijek tekstu, które pracownik musi ręcznie przenieść do systemu obsługującego zamówienia. Łatwo wywnioskować, że znacznie wydłuża to czas ich realizacji. Nietrudno wówczas o pomyłki w trakcie wprowadzania takiego zamówienia – tłumaczy Jolanta Grzywaczewska, menadżer działu obsługi klienta i transportu w Roulunds Braking ApS, spółce, do której należy marka FOMAR. - Implementacja EDI umożliwia pełną automatyzację tego procesu, pozwalając na oszczędności czasu pracy i unikanie pomyłek – dodaje Jolanta Grzywaczewska.

1,5 etatu „do odzyskania”

Z wyliczeń, jakich dokonała polska jednostka Roulunds Braking ApS posiadająca w Polsce wyłącznie magazyn i dział sprzedaży wynika, że na obsługę jednego z głównych klientów w formie „manualnej”, potrzeba o 2,5 godziny więcej miesięcznie, niż w przypadku wykorzystania technologii EDI. Biorąc pod uwagę, że średnia ilość aktywnych klientów w miesiącu to ok. 100, łączna miesięczna skala oszczędności czasu na obsługę zamówień po wdrożeniu EDI ze wszystkimi klientami sięga 250 godzin.