Praca właściciela firmy transportowej, ale także kierowcy, spedytora czy przewoźnika, wiąże się nie tylko z transportem towarów i organizacją tego procesu. Bardzo istotne jest również dopełnienie odpowiednich formalności. Niezbędne do przygotowania pisma dotyczą ładunku, ale także pojazdu czy kierowcy. O jakich dokumentach trzeba pamiętać w transporcie drogowym?

Działalność w branży TSL, tak jak w każdym innym sektorze, musi być zgodna z polskim oraz europejskim prawem. Przewozy krajowe i międzynarodowe wymagają jednak większej ilości dokumentów, niż inne rodzaje działalności. Pamiętajmy, że w trakcie przewozu nie trzeba mieć przy sobie wszystkich pism związanych z transportem. Część dokumentów, szczególnie tych związanych z prowadzeniem firmy transportowej, powinna być przechowywana w jej siedzibie. Jakie to dokumenty?

Dokumenty firmowe i pracownicze

Firma transportowa – niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna lub handlowa czy inna forma prowadzenia działalności, w swojej siedzibie powinna mieć dwie grupy dokumentów. Pierwsza związana jest z samym działaniem firmy, kolejna dotyczy pracowników.

- W pierwszej grupie dokumentów mamy między innymi potwierdzenia dotyczące „dobrej reputacji”, która jest niezbędna do założenia firmy transportowej. Powinny się tam znaleźć także pisma związane z pojazdami – czyli ich wykaz oraz ubezpieczenia OC, a także oryginał licencji i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz certyfikaty kompetencji zawodowych przewoźnika - wylicza Mateusz Pernak, prawnik z TC Kancelarii Prawnej.

Jeżeli chodzi o dokumentacje związaną z pracownikami, jej pierwsza część dotyczy wszystkich przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Mowa tutaj o umowach dotyczących zatrudnienia lub współpracy – umowie o pracę lub umowie zleceniu, zaświadczeniach lekarskich niezbędnych do podjęcia pracy i dokumentach związanych z warunkami wynagrodzenia. Dodatkowo, podczas całego okresu zatrudnienia danego kierowcy, należy przechowywać kopię jego prawa jazdy, wypisy ze świadectw kierowcy oraz zaświadczenie o kwalifikacjach zawodowych i szkoleniach okresowych.

Oprócz tego, bardzo istotne jest bieżące prowadzenie dokumentacji ewidencjonującej pracowników. Podstawą jest ewidencja czasu ich pracy z podziałem na czas jazdy, przerw i odpoczynku - z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących ten czas pracy. Pisma te można gromadzić, na przykład, na bazie przechowywanych danych z tachografów i kart kierowców.