Każda duża zmiana prawna i organizacyjna rodzi sporo wyzwań dla przedsiębiorców. Nie inaczej będzie w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur. Obok korzyści wynikających z planowanych zmian pojawiają się również wyzwania. Firmy transportowe będą musiały między innymi zrezygnować z dotychczasowych standardów branżowych i przyzwyczajeń w zakresie rozliczeń.

Zbliża się termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Już od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania, przesyłania i odbierania faktur przy pomocy tego rozwiązania będą miały firmy, które w roku 2024 odnotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT). Pozostali przedsiębiorcy na wdrożenie systemu mogą poczekać 2 miesiące dłużej - do 1 kwietnia. Nowe przepisy wiążą się z brakiem konieczności archiwizacji danych czy wystawianiem dokumentów, a także skróconymi terminami otrzymania zwrotu VAT. Obok jednak korzyści wynikających z planowanych zmian pojawiają się również wyzwania. Firmy transportowe będą musiały między innymi zrezygnować z dotychczasowych standardów branżowych i przyzwyczajeń w zakresie rozliczeń.

Do kiedy standardowe faktury?

Krajowy System e-Faktur jest kolejnym krokiem na drodze do cyfryzacji procesów biznesowych. Jego główne założenie polega na odejściu od aktualnie najpopularniejszych form rozliczeń z kontrahentami – faktur w formie papierowej oraz standardowych faktur elektronicznych przesyłanych drogą mailową. Zostaną one zastąpione e-Fakturą w formacie XML, która będzie musiała zostać przesłana do systemu. Zmiany zostaną wdrożone etapowo, jednak już od 1 kwietnia 2026 roku obejmą firmy działające w Polsce z wyjątkiem przedsiębiorstw, które są cyfrowo wykluczone, co oznacza, że nowe wymogi będą ich obowiązywać dopiero od 2027 roku. Aktualnie przepisom KseF mają również nie podlegać firmy B2C, które wystawiają dobrowolnie dokumenty sprzedaży dla konsumentów. 
Wiadomo także, że system nie będzie obejmował również pewnego rodzaju faktur, ale w tym zakresie należy poczekać jeszcze na dalsze wytyczne. Po 1 kwietnia wystawienie faktur w aktualnie dopuszczalnych formatach będzie możliwe jeszcze do 31 grudnia 2026 roku, ale jedynie pod warunkiem, że łączny obrót firmy nie przekracza 10 tys. zł. 
Dla firm transportowych to właśnie konieczność rezygnacji z branżowego standardu rozliczeń i zmiana organizacji pracy będzie najbardziej odczuwalną zmianą.
– Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi wymaganymi przez płatnika, np. listem przewozowym CMR, który umożliwia realizację krajowych i międzynarodowych transportów. KSeF nie daje możliwości na załączenie do faktury takich dokumentów w formacie wymaganym przez branżę, czyli PDF. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wysyłać osobno faktury poprzez system, a wszelkie inne niezbędne dokumenty – tak jak do tej pory, czyli pocztą lub mailowo. Będzie to stanowiło pewne utrudnienie organizacyjne i obowiązek dopilnowania, by wszystkie wymagane dane dotarły na czas – mówi Marcin Dudzik, Senior Product Owner, Grupa Eurowag.